Ajans mı iç ekip mi reklam yönetimi kararı

Ajans mı iç ekip mi sorusunun cevabı, hangi tarafın daha iyi iş çıkardığıyla değil, aylık reklam harcamanızın sabit bir maaşı taşıyıp taşıyamadığıyla belirlenir. Ajans size aylık bir fatura olarak gelir. İç ekip ise bordroya giren kalıcı bir maliyet ve o kişi ayrıldığı gün kaybedeceğiniz bilgi olarak geri döner. Bu yazı yalnızca bu iki kalemi ele alıyor: işe alım maliyeti ve bilgi kaybı riski. Hangi tarafın daha yetenekli olduğu tartışmasına girmiyor.

Ajans mı iç ekip mi sorusu aslında bir eşik sorusudur

Bu kararda karşılaştırılan iki şey aynı türden değil. Ajans ücreti değişken bir gider kalemidir; işler kötüye giderse ilişki sonlandırılır ve gider ortadan kalkar. Bir çalışan ise sabit gider kalemidir; reklam harcamanız düşse de maaş aynı yerde durur. Dolayısıyla asıl soru şu: aylık harcamam bu sabit gideri hangi noktadan sonra taşıyabilir? Eşiği bulmak için önce iki tarafın da gerçek sayısını masaya koymak gerekiyor.

İç ekibin aylık maliyeti brüt maaş değildir

İşe alım maliyetini brüt maaşla hesaplamak bu kararda yapılan en yaygın hata. Bordroya giren tutarın üstüne işveren yükü, bilgisayar ve ekipman, kullanacağı araç ve yazılım abonelikleri, eğitim ve deneme süresinde geçen öğrenme zamanı ekleniyor. Bu kalemlerin hiçbiri tahminle konulmamalı. İşveren maliyet oranını muhasebenizden yazılı olarak alın ve kendi bordro tablonuzdan doğrulayın. İnternette dolaşan genel oranlarla hesap yapmayın.

Aşağıdaki sayılar yalnızca yöntemi göstermek için var, kendi rakamlarınızla değiştirin. Diyelim ki bir kişinin size aylık toplam maliyeti her şey dahil 90.000 TL. Aldığınız ajans teklifi ise aylık 30.000 TL. Aradaki fark ayda 90.000 − 30.000 = 60.000 TL. On iki ayda bu fark 60.000 × 12 = 720.000 TL ediyor. İç ekibin ajansa göre bir yılda size ek olarak mal olduğu tutar bu ve kararın gerçek büyüklüğü de bu.

Aynı yönetim oranına hangi harcamada ulaşırsınız

Fark tek başına bir şey söylemez. Asıl bakılacak şey, yönetim maliyetinin yönettiği reklam harcamasına oranı. Aylık reklam harcamanız 200.000 TL olsun. İç ekipte oran 90.000 ÷ 200.000 = 0,45, yani harcamanın yüzde 45'i yönetime gidiyor. Ajansta 30.000 ÷ 200.000 = 0,15, yani yüzde 15. Bu iki oran bir sektör ölçütü değil; sadece elinizdeki iki teklifin aynı harcama üzerinden karşılaştırması.

Şimdi soruyu tersten sorun: iç ekip aynı yüzde 15 oranına hangi harcamada iner? 90.000 ÷ 0,15 = 600.000 TL. Yani aylık reklam harcamanızın 600.000 TL'ye çıkması gerekir. Bu da mevcut 200.000 TL'nin tam üç katı. Kendi eşiğinizi bulmak için aynı bölmeyi kendi sayılarınızla yapın; aylık harcama planınızı netleştirmek isterseniz reklam bütçesi hesaplama aracı işinizi görür.

Burada iki uyarı var. Birincisi, ajansların sabit ücreti çoğunlukla bir harcama bandına bağlıdır; aldığınız teklifin hangi aylık harcamaya kadar geçerli olduğunu ve bir üst bantta güncel fiyatın ne olacağını yazılı isteyin. İkincisi, eşiği geçmiş olmak tek başına işe alım gerekçesi değil. Sadece maliyet tarafının artık engel olmadığı anlamına gelir.

İç ekipte ödediğiniz şeyin bir kısmı boş kapasitedir

Bir çalışan sabit bir zaman bloğudur, bölünüp satılmaz. Aylık 160 saatlik bir mesai varsaydığımızda, 90.000 TL'lik toplam maliyet 90.000 ÷ 160 = 562,5 TL saat başına maliyet demek. Ama reklam işi sizde gerçekte ayda 40 saat sürüyorsa, o işin saatlik maliyeti 90.000 ÷ 40 = 2.250 TL oluyor. Bu, 562,5 TL'nin tam dört katı.

Kalan 120 saatin bir değeri var mı? Ancak o saatleri, aksi halde parasını dışarıya ödeyeceğiniz gerçek bir işle doldurabiliyorsanız var. İçerik üretimi, e-posta gönderimleri, site düzenlemeleri ve raporlama bu boşluğu kapatıyorsa hesap tutar. Kapatmıyorsa ayda 40 saatlik iş için 160 saatlik maliyet ödüyorsunuz demektir. Bu yüzden iç ekip kararı çoğu zaman "reklamcı alalım" sorusu değil, "bu kişi reklam dışında hangi işleri de üstlenecek" sorusudur. Reklam işinin sizde kaç saat sürdüğünü tahmin etmeyin, bir ay boyunca gerçekten ölçün. Saatlerin nereye gittiğini görmek için manuel reklam yönetiminin maliyetleri üzerine yazdıklarımız iyi bir başlangıç listesi verir.

Bilgi kaybı iki tarafta da var ama aynı ağırlıkta değil

İç ekipte hesabın hafızası tek kişide birikir. Hangi kitle denendi ve neden kapatıldı, hangi kreatif niye durduruldu, geçen sezon hangi teklif tuttu. O kişi ayrıldığında bu birikim de gider, yerine gelen kişi çoğu şeyi baştan dener. Ajansta ise bilgi kurumda birikir, ama sizin kurumunuzda değil. Ajans değiştiğinde aynı kayıp yaşanır, üstelik tek seferde ve daha büyük bir yığın halinde.

Yani soru "hangisinde bilgi kaybı olmaz" değil, "kaybı önleme yetkisi kimde" sorusu. İç ekipte önlem tamamen sizin elinizde; kararların reklam hesabının içinde değil, dışında ve yazılı tutulması yeterli. Ajansta ise bu, ilişkinin başında konuşulması ve düzenli raporlamayla sürdürülmesi gereken bir şey. Ortak bir ölçüm dili kurmak isterseniz reklam raporlama ve analiz yazısındaki metrik setini her iki senaryoda da referans alabilirsiniz.

Geçiş süresinin harcamaya karşılığı

Bu riski somutlaştırmanın en dürüst yolu onu harcamayla çarpmak. Ayrılan kişinin yerine gelen birinin önceki seviyeye ulaşması iki ay sürüyorsa ve aylık harcamanız 200.000 TL ise, bu geçişte 200.000 × 2 = 400.000 TL'lik harcama hesabı henüz tanımayan bir elde yönetiliyor demektir. Bu iki ayda performansın ne kadar düşeceğini kimse önceden söyleyemez; onu ancak kendi hesabınızın geçmiş verisiyle ölçebilirsiniz. Ama riskin büyüklüğü kaybedilen bilginin miktarıyla değil, o sırada dönen parayla ölçülür ve o sayı zaten elinizde.

Karar öncesi doğrulanacak dört sayı

Bu karşılaştırmayı yapmadan önce elinizde dört sayı olmalı ve dördü de tahmin değil kayıt olmalı:

• Bir kişinin size aylık toplam maliyeti. Muhasebenizden, işveren yükü ve yan giderler dahil, yazılı alın.
• Ajansın aylık ücreti ve bu ücretin hangi harcama bandını kapsadığı. Bandı aşınca ne olacağını teklif aşamasında sorun.
• Reklam işinin sizde ayda kaç saat sürdüğü. Bir ay boyunca kaydedin, sonra karar verin.
• Aylık reklam harcamanız ve önümüzdeki bir yıl için planınız. Eşik hesabı bu sayının üstüne kurulur.

Bu dördünü yan yana koyduğunuzda karar genelde kendini söyler. Harcamanız eşiğin belirgin şekilde altındaysa ve reklam işi ayda birkaç günü geçmiyorsa, sabit maaş taşımak için erken. Harcamanız eşiğin üstündeyse ve alacağınız kişi reklam dışında da yük üstlenecekse, iç ekip savunulabilir hale gelir. Yönetimin bir bölümünü yazılıma devretmek de üçüncü bir yol; ZenoxAds bu tarafta Meta ve Google Ads için çalışan bir reklam yönetimi platformu ve kapsamını otomatik ölçeklendirme sayfasından görebilirsiniz. Hangi yolu seçerseniz seçin, buradaki örnek sayıları kendi tekliflerinizle değiştirmeden karar vermeyin.