Reklam hesabı erişim yetkileri nasıl yönetilir

Reklam hesabı erişim yetkileri, Meta ve Google Ads tarafındaki varlıklara kimin hangi seviyede dokunabileceğini belirleyen izin katmanıdır. Sağlıklı bir kurulum tek cümleyle özetlenebilir: reklam hesabı, piksel, katalog ve sayfa işletmenin kendi yapısında kayıtlıdır; ajans, serbest çalışan ya da ekip üyesi bu varlıklara erişim alır, onları devralmaz. Çoğu işletme bu ayrımı ancak ilişki bittiğinde fark eder ve o noktada geri dönmek hem yavaş hem masraflıdır.

Reklam hesabı erişim yetkileri sahiplikten sonra gelir

Erişim ile sahiplik aynı şey değildir. Sahiplik, varlığın hangi işletme yapısının altında kayıtlı olduğudur. Erişim ise o yapının bir başkasına verdiği izindir. Sahiplik sizdeyse verdiğiniz her izni tek taraflı olarak geri alabilirsiniz. Sahiplik karşı taraftaysa elinizde kalan tek şey karşı tarafın iş birliği yapma isteğidir.

Bu ayrımın bedeli üç kalemde çıkar. Birincisi geçmiş veridir: ölçüm varlığı başka bir yapının altındaysa biriken kitleler ve dönüşüm geçmişi sizinle gelmez. İkincisi kesintidir; yeni bir hesapla sıfırdan başlamak, çalışan kampanyaları durdurup öğrenme sürecini yeniden başlatmak demektir. Üçüncüsü pazarlık gücüdür. Ayrılmayı düşündüğünüz anda hesabın karşı tarafta olduğunu fark ederseniz, o görüşmeye zayıf girersiniz.

Bu yüzden doğru sıra şudur: önce sahiplik, sonra erişim. Yeni bir iş ortağıyla çalışmaya başlarken sorulacak ilk soru size hangi yetkinin verileceği değil, varlıkların kimin adına kayıtlı olacağıdır.

Meta ve Google aynı problemi farklı kelimelerle çözer

İki platform da işletmenin varlığa sahip kalıp üçüncü tarafa yönetim izni vermesine olanak tanır, ama mekanizmaların adı ve davranışı birbirinden ayrılır.

Meta tarafında belirleyici soru varlığın nerede durduğudur

Meta ekosisteminde reklam hesabı, sayfa, piksel ve katalog bir işletme yapısının altında yaşar. Bu yapı sizin adınıza açıldıysa ajansı iş ortağı olarak ekler ve varlık bazında izin verirsiniz; ilişki bittiğinde iş ortağı bağlantısını kaldırmanız yeterli olur. Ajansın kendi yapısında açılmış bir hesaba size erişim verilmesi ise ters yöndedir, orada misafir sizsiniz. Arayüzde bu ekranların nerede olduğunu Meta Business Suite kullanımı yazısında bulabilirsiniz; buradaki konu ekranların yeri değil, kurduğunuz politikadır.

İş ortağı erişiminde iki nokta sürekli gözden kaçar. Birincisi izinlerin varlık bazında verilmesidir: sayfaya erişim vermek piksele erişim vermek anlamına gelmez, bu yüzden listeyi tek tek geçmek gerekir. İkincisi ölçüm varlıklarının en kritik kalem olmasıdır. Pikseliniz başka bir yapının altındaysa yeniden pazarlama kitleleriniz de oradadır. Pikselin kurulumu teknik olarak kusursuz yapılmış olsa bile, varlık yanlış yerde duruyorsa sonuç değişmez.

Google tarafında yönetici hesap bağlantısı sahipliği taşımaz

Google Ads tarafında ajanslar genellikle yönetici hesabı üzerinden çalışır. Yönetici hesabı sizin reklam hesabınıza bağlanır ve yönetim yetkisi alır, ama hesabınız kendi kimliğiyle var olmayı sürdürür; bağlantı koparıldığında hesap sizde kalır. Kritik ayrıntı, hesabın en başta kim tarafından oluşturulduğudur. Ajansın yönetici hesabı altında sıfırdan açılan bir hesap da devredilebilir, ancak bu ayrı bir talep ve ayrı bir mutabakat gerektirir. İlişkinin başında konuşulmadıysa sonunda konuşmak zorlaşır.

Google tarafında ikinci bir katman daha vardır. Reklam hesabına verilen erişim ile Analytics mülkü, Merchant Center hesabı ve Search Console mülküne verilen erişimler ayrı ayrı yönetilir. Reklam tarafını düzgün kurup ölçüm ve ürün akışı taraflarını unutmak, en sık yapılan yarım iştir. Ayrıca hesaba bağlı üçüncü taraf uygulama izinlerinin kendi listesi vardır ve bunlar kullanıcı listesinde görünmez.

Rolleri yetenek listesi gibi değil hasar listesi gibi okuyun

Her iki platformda da roller benzer bir mantık izler. En üst seviye kullanıcı ekleyip çıkarabilir ve yapısal ayarları değiştirebilir. Orta seviye kampanya kurar ve düzenler. Alt seviye yalnızca rapor görür. Fatura ve ödeme yetkisi çoğu zaman ayrı tutulabilir. Rol adları ve kapsamları arayüz güncellemeleriyle değiştiği için, yetki vermeden önce o günün resmî dokümanından seviyenin tam olarak neyi kapsadığını kontrol edin.

Rol seçerken doğru soru kişinin neyi yapabileceği değil, kötü bir günde geri alınamaz şekilde neyi bozabileceğidir. Kampanya durdurmak geri alınabilir. Kullanıcı silmek, varlığı başka bir yapıya taşımak, ödeme yöntemini değiştirmek veya dönüşüm tanımını silmek çoğu zaman geri alınamaz. En üst seviyeyi yalnızca bu işleri yapması gereken kişilere verin.

Üç kural çoğu işletme için yeterlidir:

• Varsayılan seviye en üst seviye olmasın. Yeni kişiye önce işini görecek en dar seviyeyi verin; eksik çıkarsa yükseltirsiniz. Ters yönde ilerlemek, yani önce her şeyi açıp sonra kısmak pratikte hiç yapılmaz.
• Yönetici sayısını az tutun ama asla tek kişiye düşürmeyin. Tek yönetici, o kişiye ulaşılamadığı gün hesabın kilitlenmesi demektir.
• Harcama yetkisini kampanya yetkisinden ayırın. Kampanyayı yöneten tarafın ödeme yöntemini görmesi ya da değiştirmesi gerekmez.

Sık karşılaşılan dört hatalı kurulum

Aşağıdaki dört durum, yetki tartışmasının neredeyse tamamının çıktığı yerdir.

• Hesap kişisel profil üzerine kurulmuş. Kurucunun kendi kişisel hesabından açılmış bir reklam varlığı, o kişi ayrıldığında ya da profili bir sorun yaşadığında işletmeyi dışarıda bırakır. İşletme yapısına taşımak sonradan mümkündür, ancak sırası vardır ve acele edilirse yayın kesintisi yaşanır.
• Ölçüm varlığı karşı tarafta. Reklam hesabı sizde, piksel veya dönüşüm tanımları ajansta duruyor. Ayrılık anında kampanya kabuğu sizde kalır, veri kalmaz.
• Ayrılan çalışanın yetkisi hâlâ açık. İşten çıkış listelerine reklam hesapları çoğu zaman eklenmez. Bu hem sessiz bir risk hem de sonradan açıklaması zor değişikliklerin kaynağıdır; hesabınızda beklemediğiniz bir hareket gördüğünüzde şüpheli hareket uyarılarını nasıl okuyacağınızı bilmek işinizi kolaylaştırır.
• Ortak parola ile giriş. Tek bir girişi paylaşmak, kimin neyi değiştirdiğini izlemeyi imkânsız kılar ve iki adımlı doğrulamayı işlevsiz bırakır. Herkesin kendi girişi olmalı ve yetki o girişe bağlanmalıdır.

İş bitince erişimi geri alma sırası

Yetki devri, iş başlarken kurduğunuz politikanın sınandığı andır. Sıra önemlidir; yanlış sırayla yapılan iptaller ya yayını durdurur ya da sizi kendi hesabınızın dışında bırakır. Şu sırayla ilerleyin:

• Kendi tarafınızda en az iki kişinin en üst seviye yetkisi olduğunu doğrulayın.
• Devam edecek varlıkların, yani piksel, katalog, sayfa ve dönüşüm tanımlarının sizin yapınızda olduğunu tek tek kontrol edin.
• Ödeme yöntemini kendi tarafınıza alın ve fatura erişimini kapatın.
• İş ortağı bağlantısını veya yönetici hesap bağlantısını kaldırın.
• Kalan bireysel kullanıcıları çıkarın ve bağlı üçüncü taraf uygulama izinlerini gözden geçirin.
• Son adımda parolaları ve iki adımlı doğrulama yedek kodlarını yenileyin.

Bu liste yalnızca erişim tarafını kapatır. Kampanya mantığının, isimlendirme düzeninin ve devam eden testlerin yazılı olarak devredilmesi ayrı bir iştir ve ayrı bir belge ister. Sözleşmedeki çıkış maddeleri de ayrı bir başlıktır; varlık teknik olarak sizde olsa bile ticari şartların bunu desteklemesi gerekir.

Erişim denetimini takvime bağlayın

Yetki listeleri kendiliğinden bozulur. Kişiler değişir, geçici diye verilen erişimler kalıcılaşır, iş ortağı sayısı artar. Yılda iki kez yapılacak kısa bir kontrol çoğu sorunu önler: her iki platformda kullanıcı ve iş ortağı listesini açın, tanımadığınız veya artık birlikte çalışmadığınız herkesi çıkarın, en üst seviyedeki her kişi için bu seviyenin hâlâ gerekli olup olmadığını sorun.

Aynı disiplini yazılımlara da uygulayın, ancak orada sorular farklıdır; bir aracın alabildiği izinler bir insanınkiyle birebir örtüşmez ve neyi değiştirdiğinin denetimi ayrı bir konudur. Yine de temel ölçü aynı kalır. Yalnızca hedefleme tarafında çalışan bir sistemin ödeme yöntemine erişmesi için bir neden yoktur. Verdiğiniz her izni, o iznin ne işe yaradığını tek cümleyle açıklayabildiğiniz sürece verin.